Overview

Digitalisasi administrasi surat menyurat dan disposisi untuk Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur dengan 34 unit kerja, 850+ ASN, dan rata-rata 200 surat masuk per hari. Termasuk implementasi tanda tangan elektronik tersertifikasi BSrE dan arsip digital dengan OCR.

Tantangan

Proses disposisi surat memakan waktu 3-5 hari kerja karena harus berjalan fisik antar unit kerja melalui kurir internal.
Surat sering tercecer atau terlambat sampai ke pejabat yang dituju.
Arsip fisik menumpuk di 34 unit kerja tanpa sistem indexing ÔÇö pencarian dokumen bisa memakan waktu berjam-jam.
Penggunaan kertas mencapai 15 rim per minggu.

Solusi yang Kami Terapkan

Implementasi E-Office Full Suite dalam 3 fase.
Fase 1 - Core System (Bulan 1-2):
Modul surat masuk dan keluar digital dengan barcode tracking, disposisi berjenjang (Kadinas, Kabid, Kasi, Staf pelaksana), notifikasi real-time via email dan push notification.
Fase 2 - Digital Signature (Bulan 3):
Integrasi tanda tangan elektronik tersertifikasi BSrE, template surat dinas otomatis (50+ template), QR code verifikasi keaslian dokumen.
Fase 3 - Arsip dan Analytics (Bulan 4):
Migrasi 25.000 dokumen arsip ke digital, OCR untuk pencarian full-text, dashboard statistik volume surat dan waktu disposisi.

Hasil & Dampak

Capaian dalam 6 bulan: Disposisi surat real-time ÔÇö dari 3-5 hari menjadi rata-rata 2 jam.
Penggunaan kertas berkurang 90%
(dari 15 rim menjadi 1.5 rim per minggu).
25.000 dokumen arsip berhasil didigitalisasi dan searchable.
Pencarian arsip dari hitungan jam menjadi 5 detik.
Zero surat tercecer sejak go-live.
Penghematan anggaran ATK Rp 180 juta per tahun.

Teknologi

PHP MySQL Digital Signature OCR

E-Office dari Pilar Inovasi membantu kami mewujudkan tata kelola perkantoran modern. Disposisi yang tadinya berhari-hari kini bisa selesai dalam hitungan menit.

Dr. Hj. Indah Permata, Kepala Dinkes

Ingin hasil serupa?

Konsultasikan kebutuhan Anda.

Hubungi Kami